Seiring perkembangan teknologi, software absensi konvensional telah digantikan dengan aplikasi absensi online yang lebih mempermudah tugas absensi pihak perusahaan dan bersamaan dengan ini menawarkan hasil absensi yang jauh lebih akurat serta minim kesalahan.
Setiap bisnis terutama yang sudah besar dan memiliki banyak karyawan misalnya ratusan atau bahkan ribuan membutuhkan aplikasi absensi yang lebih canggih seperti ini karena jika masih menggunakan absensi manual maka kesalahan absen akan lebih besar dan hal ini berdampak pada pengelolaan data karyawan.
Kesalahan tersebut dapat merugikan dua belah pihak yaitu karyawan dan juga perusahaan itu sendiri. Karena itu, sangat penting dalam memilih software absensi sehingga tidak boleh sembarangan dan sebaiknya yang berkualitas meskipun harus berbayar karena yang gratisan bisanya tidak menjamin kualitas.
Pentingnya Aplikasi Absensi
Mengapa aplikasi absensi sangat penting? Aplikasi absensi termasuk salah satu hal vital yang diperlukan oleh setiap tempat kerja mulai dari pabrik hingga perusahaan, dan absensi sendiri menjadi tugas wajib yang perlu dilakukan oleh setiap karyawan setiap kali masuk kerja atau dengan kata lain tidak boleh terlupakan.
Bagi karyawan, absensi sama dengan tanda kehadirannya di tempat kerja dengan jam masuk dan pulang yang sesuai dengan aturan / kebijakan perusahaan, dan kehadiran ini sangat mempengaruhi citra diri dari masing-masing karyawan bahkan juga berpengaruh terhadap gaji atau bonus yang bisa didapatkan.
Sedangkan untuk perusahaan, absensi merupakan alat analisis yang digunakan dalam melihat kedisiplinan dan kinerja dari setiap pegawai. Dengan kata lain, tanpa adanya absensi, perusahaan akan kesulitan dalam mengetahui produktivitas setiap karyawan.
Tujuan Perusahaan Menggunakan Alat Absensi
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa tujuan perusahaan dalam menggunakan alat absensi, baik alat absensi online atau pun jenis lain, adalah sebagai berikut:
- Alat absensi membantu perusahaan untuk mengetahui keaktifan karyawan setiap karyawan.
- Adanya absensi mendorong kedisiplinan dari setiap karyawan, atau dengan kata lain dapat mencegah karyawan membolos.
- Hasil dari absensi akan menjadi bahan laporan perusahaan.
- Alat absensi mempermudah perusahaan dalam memantau setiap karyawan karena perusahaan bisa mengetahui siapa saja karyawan yang datang lebih awal, karyawan yang rajin masuk, karyawan mana saja yang sering terlambat datang, yang suka pulang lebih awal, atau yang seringkali tidak hadir.
- Alat absensi dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan.
- Alat absensi dengan hasil yang akurat dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan mutu perusahaan agar menjadi semakin baik.
Apa Itu Absensi Online?
Proses absensi di era sebelum teknologi hadir dan berkembang pesat serta menyebar seperti sekarang adalah dilakukan dengan cara manual seperti mencatat kehadiran karyawan di buku, yang berarti proses pencatatan ini dilakukan oleh tenaga manusia.
Hasil dari catatan ini memiliki tingkat resiko salah yang lebih tinggi karena faktor human error. Lalu di era berikutnya muncul lah alat absensi berupa fingerprint yaitu setiap karyawan melakukan scan sidik jari setiap kali masuk kerja dan saat akan keluar dari tempat kerja di jam pulang.
Selanjutnya berkat perkembangan teknologi yang semakin pesat dan jaringan internet yang semakin menyebar rata di berbagai wilayah membuat alat absensi jenis baru muncul yang disebut dengan perangkat lunak absensi berbasis online.
Sesuai dengan namanya, absensi online adalah alat pencatat kehadiran yang menggunakan jaringan internet atau bisa diakses secara online dan biasanya menggunakan sistem berbasis cloud serta terhubung secara real time dengan database perusahaan.
Adanya sistem cloud ini membuat data absensi bisa tersimpan secara otomatis dan secara real time tanpa harus melakukan rekapitulasi data.
Jenis alat absensi terbaru ini juga memungkinkan pengguna dapat mengaksesnya kapan saja dan dari mana saja asalkan ada gadget yang terkoneksi dengan jaringan internet. Beberapa aplikasi absensi online yang berkualitas biasanya dilengkapi dengan sejumlah fitur canggih seperti:
- Tracking lokasi karyawan berdasarkan GPS.
- Mencatat jam kerja secara realtime dan akurat.
- Fitur face recognition.
Secara keseluruhan, aplikasi ini dapat mempermudah perusahaan dalam memantau aktivitas setiap karyawan selama jam kerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
Keunggulan Alat Absensi Online Dibanding Versi Konvensional
Beberapa bisnis mungkin masih mengandalkan alat absensi manual atau konvensional karena dianggap lebih mudah untuk digunakan. Padahal nyatanya, alat absensi online sudah terbukti jauh lebih handal. Berikut adalah beberapa keunggulan yang ditawarkan alat absensi jenis online dibanding konvensional:
1. Multi Lokasi
Perusahaan yang masih menggunakan alat absensi konvensional mengharuskan setiap karyawan untuk datang ke tempat dimana alat absen tersebut disimpan.
Sedangkan untuk alat absensi online jauh lebih sederhana digunakan dan menghemat waktu serta tenaga karena setiap karyawan dapat mengaksesnya dari mana saja atau disebut multi lokasi.
2. Lebih Steril
Alat absensi konvensional mengharuskan setiap karyawan dan bahkan juga pemimpin perusahaan untuk melakukan kontak secara langsung alias bersentuhan dengan alat absensi.
Padahal alat absen tersebut tentunya telah disentuh juga oleh ratusan atau ribuan karyawan lain yang tidak tidak ada jaminan bahwa masing-masing tangan tersebut dalam keadaan bersih atau tidak.
Hal ini tentu menimbulkan resiko penularan penyakit, kuman, atau virus terutama ketika ada pandemi besar seperti Covid-19 kemarin. Namun dengan absensi online, kontak fisik yang beresiko tidak perlu dilakukan karena alat absensi jenis ini bisa diakses dari perangkat masing-masing misalnya smartphone.
3. Tanpa Antri dan Lebih Hemat Waktu
Alat absensi tradisional cenderung menimbulkan antrian bahkan bisa sangat panjang ketika jumlah karyawan di perusahaan memang sangat banyak. Kondisi ini tentu sangat boros waktu dan seringkali menjengkelkan.
Namun dengan menggunakan alat absen online, setiap karyawan tidak perlu berlama-lama mengantri karena cukup mengisi presensi dari smartphone masing-masing. Hal ini pun tentu akan lebih menghemat waktu sehingga waktu untuk antri bisa digunakan untuk hal lain yang sifatnya lebih penting atau dibutuhkan.
4. Lebih Tahan Lama
Alat absensi fisik memiliki resiko untuk rusak meskipun sudah diklaim tahan dalam dan terbuat dari bahan yang berkualitas karena setiap hari akan digunakan oleh banyak karyawan.
Selain itu alat absensi fisik juga membutuhkan perawatan secara berkala dan dengan cara yang tepat agar bisa lebih tahan lama dan untuk mengurangi resiko kerusakan lebih cepat.
Perawatan ini tentunya membutuhkan dana dan juga tenaga. Belum lagi jika alat fisik ini mengalami kerusakan, maka membutuhkan perbaikan yang sekali lagi akan mengeluarkan dana terutama jika ada komponen yang rusak dan perlu diganti.
Namun hal yang sama tidak akan terjadi pada absensi online karena wujudnya adalah perangkat lunak dan bukan fisik, sehingga lebih minim kerusakan dan bisa lebih tahan lama bahkan bisa digunakan selamanya.
5. Lebih Hemat Biaya
Alat absensi fisik membutuhkan pembelian dan pemasangan yang keduanya membutuhkan dana. Lalu ada juga biaya perawatan berkala dan biaya perbaikan jika terjadi kerusakan. Artinya, perusahaan perlu memiliki anggaran untuk mengelola alat absensi ini.
Sedangkan untuk versi online akan jauh lebih hemat biaya karena tidak membutuhkan pemasangan dan perawatan. Sebaliknya, absensi online hanya perlu di download, daftar akun, dan bisa langsung diakses secara gratis oleh masing-masing karyawan dari smartphone, tab, atau laptop.
Alat absensi jenis ini bahkan tersedia versi gratis namun jika ingin yang lebih berkualitas bisa memilih versi premium yang berbayar. Meskipun perusahaan perlu mengeluarkan biaya di awal namun secara keseluruhan biayanya akan lebih hemat daripada menggunakan alat absensi fisik.
6. Minim Kecurangan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, software absensi online didukung dengan teknologi biometrik dan GPS (Global Positioning System) yang membuat adanya kecurangan menjadi jauh lebih minimal.
Teknologi biometrik akan melakukan verifikasi terhadap kehadiran dari setiap karyawan, dan bersamaan dengan ini lokasi atau posisi dari masing-masing karyawan akan tampil di database lewat pelacakan GPS sehingga tidak ada kecurangan.
Maka dengan kata lain, kedua teknologi ini akan mencegah karyawan dalam melakukan manipulasi data karena data digital akan dienkripsi dan disimpan ke dalam database secara aman.
7. Pemantauan Secara Real Time
Perangkat lunak absensi online akan konek langsung dengan jaringan internet sehingga perusahaan dapat memantau data dari seluruh karyawannya secara real time.
Salah satu keunggulan ini sangat mempermudah tugas dari bagian HRD perusahaan untuk memproses data kehadiran karyawan atau data keterlambatan karyawan. Bukan itu saja namun sinkronisasi data juga akan menjadi jauh lebih mudah karena data-data tadi disimpan secara otomatis ke dalam cloud.
8. Hasil Lebih Akurat
Sistem absensi karyawan yang dilakukan secara online akan menghasilkan perhitungan jam kerja yang jauh lebih akurat karena waktu untuk absensi saat masuk kantor atau pulang kantor akan sinkron secara otomatis dan hal ini berlaku di seluruh perangkat yang menggunakannya.
Data absensi yang lebih akurat ini juga akan mempermudah perhitungan gaji atau bonus bagi karyawan yang rajin lembur misal, atau pemotongan insentif untuk karyawan yang sering terlambat.
Maka dapat dikatakan juga bahwa tingkat kesalahan dari alat absensi jenis ini jauh lebih minim, tidak seperti kesalahan karena faktor manusia seperti pada alat absensi manual.
9. Lebih Mudah untuk Rekapitulasi
Berdasarkan berbagai daftar keunggulan dari aplikasi absensi online di atas, pada akhirnya semua keunggulan ini akan mengarah pada pencatatan dan juga rekapitulasi data karyawan menjadi lebih mudah.
Begitu juga dengan data untuk ketidakhadiran, data kehadiran, keterlambatan dan sebagainya yang akan tercatat secara otomatis tanpa harus melakukan pemindahan secara manual. Sistem online jgua membuat data terintegrasi sehingga setiap perubahan pada data akan selalu tersimpan secara otomatis dan akurat.
10. Perampingan Tenaga Kerja
Keunggulan terakhir yang ditawarkan oleh perangkat lunak absensi online adalah perusahaan akan lebih hemat tenaga kerja karena berbagai hal terkait dengan absensi karyawan sudah diurus oleh aplikasi dan bahkan menawarkan hasil yang akurat.
Jadi, perusahaan tidak lagi membutuhkan banyak tenaga kerja hanya untuk menangani tugas absensi sehingga tenaga kerja bisa ditempatkan di bagian yang lebih membutuhkan.
Berdasarkan seluruh informasi di atas dapat disimpulkan bahwa aplikasi absensi online memiliki peranan yang sangat penting dan menawarkan banyak manfaat bahkan juga jauh lebih unggul dibanding dengan alat absensi konvensional, terutama jika ditempatkan untuk bisnis dengan jumlah karyawan yang banyak.
Berbagai manfaat di atas bisa didapat secara maksimal jika memilih aplikasi absensi terbaik seperti Mekari Talenta. Lebih dari 3500 perusahaan telah menggunakan aplikasi ini karena menawarkan sejumlah kelebihan seperti terintegrasi dengan payroll, dashboard perencana jam kerja, dan hasil laporan akurat.
